Beredskapen omhandler i økende grad alvorlige trusler mot selskapenes likviditet og økonomi. Kunder, leietakere og leverandører er presset og ber om hjelp. Flere permitterer et stort antall medarbeidere. Situasjonen er/kan bli kritisk ikke bare for SMB-bedrifter, men også for de største konsernene i Norge. Det er økende forventninger og press på å holde tilbake utbytte og sikre likviditet.

Hovedpunktene ellers er:

• Økt sårbarhet og uro knyttet til IT-stabilitet pga overbelastning av systemer og personell
• Svært høy cyberrisiko knyttet til arbeid fra hjemmekontor og kriminelle som utnytter situasjonen
• Økende slitasje på organisasjonene knyttet til usikkerhet, stort arbeidspress, fjernledelse og arbeid på hjemmekontor, spesielt for familier med små barn/barn i skolealder
• Stort behov for internkommunikasjon og koordinert kundekommunikasjon for å adressere rykter og spekulasjoner om smittede, permitteringer, kutt i investeringer/utvikling mm.
• Manglende back-up på beredskapsledelse i tilfelle sykdom, karantene og/eller for stort arbeidspress over tid
• Gryende mulighetsorientering og planlegging for normaliseringsfase

Oppdaterte verstefallsscenarier, risikoreduserende tiltak og kontinuitetsplaner bidrar til å redusere sårbarhet. Etterfølgende er noen konkrete initiativ og ideer til de respektive hovedpunktene.

Økt sårbarhet og uro knyttet til IT-stabilitet:

• Skjerming av nøkkelpersonell
• Streng styring av kapasitet og tilgang mot forretningskritiske funksjoner
• Utsettelse av ikke-kritiske oppdateringer og utviklingsprosjekter

Svært høy cyberrisiko:

• Økt fokus og overvåkning av cyberrisiko og -aktivitet
• Informasjon om IT-sikkerhet til alle ansatte, med spesielt fokus på hjemmekontor og e-postsvindel (phishing, hacking)

Økt slitasje på organisasjonen:

• Policy for omsorgspermisjon og fleksibilitet i arbeidstid, spesielt for småbarnsforeldre
• Faste strukturer og daglige virtuelle møter på avdelingsnivå
• Synlig topp- og mellomledelse (virtuelle allmøter, økt bruk av video)
• Online lederstøtte, -kursing og -nettverk (erfaringsutveksling og «utlufting»)

Stort behov for internkommunikasjon og koordinert kundekommunikasjon/interessentdialog:

• Faste tider for webinarer/chat hver dag for å avlaste IT-support, HR og kommunikasjon på spørsmål om IT/video/tlf.konferanser, rettigheter knyttet til omsorgspermisjon og permitteringer, refusjon av kansellerte reiser mm
• Oppsamling av vanlig stilte spørsmål og publisering med svar på intranett/ledermail
• Behov for å etablere struktur og rutiner for å holde kontakt med permitterte medarbeidere
• Støtte kundekontakter med felles, offisielle budskap til kunder og interessenter
• Tilbakemeldingsmekanismer fra organisasjon og marked til ledelsen
• Linjelederstøtte med felles budskap og policies

Manglende back-up på beredskapsledelse sentralt og i divisjoner:

• Identifisere to (2) back-up personer per rolle (minst én som ikke har hatt fysisk kontakt med de andre siste 14 dager)
• Oppdatere og samordne planverk på tvers av organisasjon, med spesielt fokus på verstefallscenarier
• Online kursing av back-up funksjoner, slik at de kan tre inn ved frafall eller stor arbeidsbelastning over tid (etablerte beredskapsorganisasjoner er i ferd med å sette seg, men kan måtte erstattes pga sykdom eller slitasje i en kritisk fase)

Mulighetsorientering og planlegging for normalisering

• Egne arbeidsstrømmer på muligheter og normalisering i beredskapsledelsen
• Mobilisering og myndighetsdialog knyttet til krisepakker og rammebetingelser
• Bruk av ledig tid til å styrke kompetanse og konkurransekraft for fremtiden, inkl. konsekvensutredning av «up/re-skilling» vs. permitteringer

Det er umulig å si hvor lenge situasjonen vil vare og hvordan den vil utvikle seg, men alt tyder på at vi må planlegge for en langvarig periode med «unntakstilstand» eller «ny normal», der god beredskap, fjernledelse og kommunikasjon blir avgjørende.